Guide Interne · Réservations
Gestion des Réservations
Procédures opérationnelles — Réservations manuelles, cTouvert & Elloha, Linéaires
Réservation « à la main »
Allotement · Free sale · Réservation manuelle
- Copier le nom depuis l’e-mail
- Le rechercher dans la barre de recherche client pour s’assurer qu’il ne soit pas déjà enregistré
Si le client n’existe pas
- 1Sélectionner « Vente » puis « Nouveau séjour »
- 2Créer le client (nom + prénom) + Ajouter un code postal au hasard (obligatoire pour valider)
- 3Si on a l’e-mail du client le renseigner. Idem pour le téléphone
- 4Si c’est un client qui passe par une agence « Facture à produire », mettre en 2ème client le nom de cette agence (par exemple OLLANDINI, MNC)
- Dans les onglets, sélectionner : Réservation → et choisir la bonne origine (OLLANDINI, MNC etc.)
- Ajouter la référence (indiquée dans l’e-mail) si on l’a
- Ne pas bloquer le prix à cette étape
- Cliquer sur « Ajouter un emplacement »
- Sélectionner les dates du séjour
- Indiquer les dates de séjour (du mail)
- Sélectionner le logement
- Le prix préchargé apparaîtra ; vérifier qu’il soit cohérent.
- 1Modifier le prix pour appliquer le taux de remise négocié par l’agence ou le prix net
- 2Bloquer le prix après la modification
- 3Valider le séjour
- 4Préciser dans les notes de séjour s’il faut des extras et si on a des infos. Par exemple chez Ollandini on a parfois les horaires des transports. On peut ainsi prédire les arrivées tardives.
Réservations cTouvert & Elloha
Résas automatiques — agences, clients directs, campeurs
À savoir
Ce sont les résas faites automatiquement, soit par des agences, soit par des clients directs, soit par des campeurs. On ne part pas de ZERO. On repère les nouvelles résas grâce aux notifications — cloche en haut à droite indique un numéro en rouge.
Quasiment rien à faire
Juste changer l’origine et passer de « CTOUVERT » à « CAMPEURS »
Comment reconnaître un client direct
Pas de nom d’agence sous la fenêtre « informations TO » — paiement Visa, MasterCard ou chèques vacances.
- 1Changer l’origine : passer de « CTOUVERT » à « SITE WEB »
- 2Supprimer dans la liste des détails les draps + les serviettes (cela fausse le solde) et recopier ces infos dans la rubrique « NOTES SEJOUR » puis enregistrer. Elles sortiront ainsi sur les listes.
- 3Dans cette même rubrique, rentrer les infos que l’on peut trouver ailleurs (arrivée tardive, logement côte à côte avec quelqu’un d’autre, lit bébé etc.) et vérifier que c’est cohérent.
Un peu + de manipulations : il faut changer l’origine, le prix, l’adresse mail du client qui séjourne, rajouter l’agence qui va payer le séjour parmi les clients.
- 1Prix bloqué ; passer de OUI à NON
- 2Origine : choisir la bonne agence
- 3Sous la date de séjour, cliquer sur bouton modifier. Cela va mettre à jour le prix (cela va retrancher la remise agence entre 19 et 30%, mais souvent 20%)
- 4Rebloquer le prix
- 5Supprimer dans la liste des détails les draps + les serviettes (cela fausse le solde) et recopier ces infos dans la rubrique « NOTES SEJOUR » puis enregistrer. Elles sortiront ainsi sur les listes.
- 6Dans cette même rubrique, rentrer les infos que l’on peut trouver ailleurs (arrivée tardive, logement côte à côte avec quelqu’un d’autre, lit bébé etc.) et vérifier que c’est cohérent.
- 7Sur les roomings, quelques jours avant l’arrivée, on a l’email des clients = enlever le mail de l’agence et y mettre celui du client (il aura ainsi des infos par e-mails, cela fait des coups de fils inutiles en moins)
- 8Rajouter en 2ème client le nom de l’agence (indispensable, quand il y a un tiers de facturation, surtout ODALYS)
- 9Enregistrer et fermer.
- 1Changer l’origine : passer de « Elloha » à « SITE WEB »
- 2Préciser dans « Notes séjours » draps + serviettes offerts en précisant le détail
- 3Mettre le solde à ZERO (le client aura tout payé en ligne)
- 1Un peu + de manipulations : il faut changer l’origine, le prix, l’adresse mail du client qui séjourne, rajouter l’agence qui va payer le séjour parmi les clients.
- 2Prix bloqué ; passer de OUI à NON
- 3Origine : choisir BOOKING
- 4Sous la date de séjour, cliquer sur bouton modifier. Cela va mettre à jour le prix (cela va retrancher la remise agence de 19 %)
- 5Rebloquer le prix
- 6Préciser dans « Notes séjours » draps + serviettes offerts en précisant le détail
- 7Dans cette même rubrique, rentrer les infos que l’on peut trouver ailleurs (arrivée tardive, logement côte à côte avec quelqu’un d’autre, lit bébé etc.) et vérifier que c’est cohérent.
Finir
Enregistrer et fermer.
Réservations linéaires
Agences & comités d’entreprise ayant prépayé un logement
Principe
Une agence ou un comité d’entreprise a prépayé un logement tout ou partie de la saison. On doit juste saisir le séjour, sans se soucier de la disponibilité ni du règlement (sauf taxes de séjour et extra).
- Taper le nom du client depuis la liste.
- Le rechercher dans la barre de recherche client sur Hippocampe (bien vérifier les homonymes en cliquant dessus). Il est assez fréquent que des gens reviennent.
Si le client n’existe pas
- 1Sélectionner « Vente » puis « Nouveau séjour »
- 2Choisir « Sous-location »
- 3Choisir la bonne origine
- 4Créer le client (nom + prénom depuis la liste) + ajouter un code postal au hasard (obligatoire pour valider). Si on a téléphone et mail : les rentrer.
Suivre la même procédure que pour la réservation manuelle avec ces variations :
- Bloquer le prix dès la création de la réservation
- Très souvent, dans la liste on a le nom du logement (nom du CE, Code, lettre etc.)
- Si une référence est indiquée sur la liste, l’ajouter
- Si aucune référence n’est indiquée, laisser vide
- Le logement est spécifique ; la référence est indiquée sur la liste
- 1Aucun tarif à modifier
- 2Le prix final doit afficher 0 €
- 3Valider le séjour
- 4Si on a des infos, les mettre dans notes séjour.