Cette page décrit comment éditer, mettre en forme et imprimer la liste des arrivées depuis Hippocampe. C’est une tâche quotidienne à réaliser la veille pour le lendemain.
Exporter la liste depuis Hippocampe
- Se connecter sur Hippocampe
- Cliquer sur Gestion → Arrivées/Départs
- Sélectionner les dates souhaitées et choisir « Arrivée »
- Cliquer sur la touche verte « Filtrer »
- Dans Actions, cliquer sur la flèche descendante → Exporter
- Le document est envoyé à l’adresse e-mail personnelle de l’utilisateur
- Ouvrir l’e-mail reçu et transférer le fichier à l’adresse mail de la réception
- L’IA permet désormais d’automatiser ces listes : procédure à rédiger
Mise en forme du fichier Excel
Colonnes à conserver
Supprimer toutes les colonnes sauf les suivantes :
Origine
Client
Emplacement
Date début
Date fin
Notes séjour
Reste à payer
Client
Emplacement
Date début
Date fin
Notes séjour
Reste à payer
Nettoyage des lignes
- Ajuster la taille des cellules pour bien afficher les informations
-
Supprimer les lignes de réservations camping (elles ne doivent pas figurer sur la liste) :
- Origine = « campeurs »
- Origine = « ctouvert »
Mise en évidence
- Mettre en évidence (ex : remplissage couleur) les réservations dont l’origine est « site web »
Formatage final
- Transformer la liste en tableau : Onglet Accueil → Mettre sous forme de tableau
- Ajouter un trait gras sur toute la longueur pour séparer chaque date d’arrivée
- L
Impression
- Passer le document en format paysage
- Ajuster les colonnes à l’échelle de la page
- Imprimer la liste
Rappel : La liste du lendemain doit être imprimée chaque soir avant la fermeture de la réception. La liste du jour sert à comparer avec le récapitulatif journalier reçu par mail le matin, pour détecter les arrivées de dernière minute.